Warum die „Mal 3“-Kalkulation dein Restaurant ruiniert (und was das Finanzamt dazu sagt)

Die Gastronomie steht in Zeiten von Inflation, Personalmangel und hohen Energiepreisen unter massivem Druck. Wer jetzt noch Preise nach Bauchgefühl festlegt, verschenkt bares Geld. Du hast diese Faustformeln sicher auch schon gehört: „Wenn du mit dem Faktor 3,5 oder 4 rechnest, dann bist du auf der sicheren Seite!“. Sicher ist dabei allerdings nur, dass man mit dieser Methode seinen Betrieb leichtfertig aufs Spiel setzt.

Wir zeigen dir, warum die traditionelle Aufschlagskalkulation oft zu Verlusten führt, wie du stattdessen mit dem Deckungsbeitrag arbeitest und ab wann bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt die Alarmglocken schrillen.

1. Die Falle der Aufschlagskalkulation: Warum "Mal 3" nicht mehr funktioniert

Die klassische Aufschlagskalkulation multipliziert den Wareneinsatz einfach mit einem festen Faktor (früher 3, heute oft 4) und rechnet die Mehrwertsteuer obendrauf. Die Vorteile dieser Methode liegen auf der Hand: Sie ist einfach und extrem schnell anzuwenden.

Die Nachteile werden dabei oftmals ignoriert: Die einfache Aufschlagskalkulation ist fehleranfällig und ungerecht, denn sie blendet entscheidende Faktoren wie Personalkosten, Fixkosten und den tatsächlichen Absatz komplett aus.

Fazit: Die leider immer noch verwendete Aufschlagskalkulation ist nicht mehr zeitgemäß und führt zu falschen betriebswirtschaftlichen Entscheidungen.

2. Der Rohgewinnaufschlagssatz (RGAS): Was das Finanzamt von dir erwartet

Die richtige Kalkulation ist nicht nur für dein Bankkonto wichtig, sondern auch für dein Verhältnis zum Fiskus. Bei einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau ermittelt das Finanzamt anhand des sogenannten Rohgewinnaufschlagssatzes (RGAS), ob in deinem Betrieb korrekt kalkuliert wird oder ob der Verdacht auf unverbuchte Einnahmen („Schwarzgeld“) besteht.

Der RGAS ist im Grunde nichts anderes als dein Deckungsbeitrag in Relation zum Wareneinsatz, orientiert an festen Richtsätzen der Behörden.

Ein Rechenbeispiel aus der Praxis: Bei einem durchschnittlichen Deckungsbeitrag von 70 % erwartet das Finanzamt einen RGAS von exakt 233,33 %. Liegt dein rechnerisch ermittelter Wert (laut Betriebswirtschaftlicher Auswertung) signifikant unter diesem Richtsatz, geht der Prüfer davon aus, dass entweder dein Wareneinsatz durch Diebstahl oder massiven Schwund viel zu hoch ist, oder dass du Umsätze nicht in der Kasse deklariert hast. Eine tiefgehende Betriebsprüfung und teure Hinzuschätzungen sind oft die direkte Folge.

3. Die Lösung: Die Deckungsbeitragsrechnung

Um dein Restaurant langfristig profitabel zu führen, musst du zur Deckungsbeitragskalkulation wechseln. Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der nach Abzug der variablen Kosten (Wareneinsatz) vom Nettoverkaufspreis übrig bleibt, um deine fixen Kosten zu decken.

Diese Methode bietet enorme strategische Vorteile:

• Faire Kostenverteilung: Jeder Gast beteiligt sich bei den Hauptspeisen zu gleichen Teilen an den Gemeinkosten deines Betriebs.
• Transparenz: Deine tatsächlichen Betriebskosten fließen direkt in die Preiskalkulation ein.
• Bessere Steuerung: Du erkennst sofort, welche Gerichte auf der Speisekarte wirtschaftlich attraktiv sind und welche als "Ladenhüter" (Dogs) aussortiert werden sollten.

Die idealen Gastro-Richtwerte (Benchmarks 2026) für deine Kalkulation

Damit deine Kalkulation aufgeht, solltest du deine Kostenblöcke genau überwachen. Hier sind die aktuellen Richtwerte der Branche:

4. Wie Technologie dich vor Kalkulationsfehlern schützt

Eine präzise Kalkulation auf den Cent genau ist manuell kaum noch zu bewältigen, da sich Einkaufspreise bei Lieferanten teilweise täglich ändern. Die Digitalisierung bietet hierbei den entscheidenden Hebel, um Transparenz in die Kostenstrukturen zu bringen.

Moderne Kassensysteme und Management-Software übernehmen diese Aufgabe automatisch:

• Warenwirtschaft (WaWi): Systeme wie gastronovi oder FoodNotify verknüpfen Rezepte direkt mit aktuellen Lieferantenpreisen. Sie schlagen Alarm, wenn der Wareneinsatz vordefinierte Grenzwerte überschreitet, sodass du sofort reagieren kannst.
• Intelligente Kassensysteme: Kassen wie ready2order oder Lightspeed liefern dir Echtzeit-Analysen (Soll-Ist-Abgleich). So deckst du Schwund, Diebstahl oder zu große Portionsgrößen direkt auf.

Fazit: Weg vom Bauchgefühl, hin zu harten Fakten

Die Kalkulation in der Gastronomie entscheidet darüber, ob deine Idee zu einem erfolgreichen Betrieb wird oder Monat für Monat Geld verliert. Wer seine Speisen und Getränke weiterhin nur "Mal 3" rechnet, handelt nicht nur wirtschaftlich gefährlich, sondern riskiert auch massiven Ärger mit dem Finanzamt.

Kenne deine Wareneinsätze, berechne saubere Deckungsbeiträge und nutze digitale Helfer, um deine Marge abzusichern.