Personalkosten in der Gastronomie bei 35 % deckeln: So planst du dein Team effizient

Die Gastronomie ist ein extrem personalintensiver Wirtschaftszweig. Ob im Fine-Dining-Restaurant, im gemütlichen Café oder an der belebten Hotelbar: Ohne ein hervorragendes und motiviertes Team läuft nichts. Doch gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, steigenden Mindestlöhnen und schwankenden Gästezahlen geraten viele Gastronomen stark unter Druck.

Die Ausgaben für Arbeitskräfte stellen im Gastgewerbe oft den größten Kostenblock dar, meist noch knapp vor dem Wareneinsatz. Wer hier bei der Einsatzplanung nur auf sein Bauchgefühl vertraut, verbrennt Monat für Monat bares Geld. Die Kunst liegt darin, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen hoher Servicequalität und wirtschaftlichen Kosten zu finden.

Wir zeigen dir, was alles zu den Personalkosten zählt, wo die magische Prozent-Grenze liegt und wie dir intelligente Software dabei hilft, teure Über- und Unterbesetzungen für immer zu vermeiden.

1. Was zählt eigentlich alles zu den Personalkosten?

Bevor wir an die Optimierung gehen, müssen wir den Begriff klar definieren. Zu den Personalkosten in der Gastronomie gehören weit mehr als nur die reinen Stundenlöhne, die am Ende des Monats überwiesen werden. Sie setzen sich aus direkten und indirekten Kosten zusammen:

• Direkte Personalkosten: Bruttolöhne, Gehälter, Überstundenzuschläge, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld sowie die gesetzlichen Sozialabgaben.
• Indirekte Personalkosten (Nebenkosten): Ausgaben für Berufskleidung, Mitarbeiterverpflegung, Prämien sowie Kosten für die Rekrutierung neuer Fachkräfte und die Fluktuation.

2. Die Personalkostenquote: Deine wichtigste Leitplanke

Die Personalkostenquote ist eine der wichtigsten Kennzahlen im Gastronomie-Controlling. Sie zeigt dir auf einen Blick, wie hoch der Anteil deiner Personalkosten am Gesamtumsatz ist und wie effizient dein Team eingesetzt wird.

Wie viel Prozent sind "gesund"?

In der Gastronomie liegt der Zielwert für die Personalkosten idealerweise zwischen 25 % und 35 % des Umsatzes. Die genaue Zielgröße hängt jedoch stark von deinem Konzept ab: In der Systemgastronomie oder bei Fast-Food-Konzepten sind die Quoten oft niedriger, während sie in der gehobenen Gastronomie (Fine-Dining) aufgrund des intensiveren Serviceaufwands höher ausfallen.

Ein Wert von 35 % sollte im Regelfall nicht dauerhaft überschritten werden, da sonst die Liquidität und der Deckungsbeitrag deines Betriebs gefährdet sind. Ein absolutes Maximum, das oft zitiert wird, liegt bei 51 % – wer darüber liegt, macht unweigerlich Verluste.

3. Produktivität messen: Arbeitet dein Team effizient?

Um zu prüfen, ob dein Personalaufwand gerechtfertigt ist, solltest du nicht nur die absolute Kostenquote, sondern auch die Umsatzproduktivität im Auge behalten. Diese Kennzahl verrät dir, wie effektiv die Arbeit von deinen Mitarbeitern erledigt wird.

Eine weitere sehr aufschlussreiche Messgröße ist der Umsatz pro beschäftigte Person. Hier teilst du einfach den Gesamtumsatz durch die Anzahl der Betriebstage und die Anzahl deiner Mitarbeitenden. Ein hoher Wert bedeutet, dass deine Mitarbeiter sehr produktiv arbeiten, während ein niedriger Wert ein Warnsignal für Ineffizienz oder eine chronische Überbesetzung sein kann.

4. Smarte Schichtplanung: Der größte Hebel zur Kostenreduktion

Der häufigste Grund für explodierende Personalkosten ist ein schlechter Dienstplan. Eine unpräzise Planung führt zu zwei fatalen Extremen:

• Überbesetzung: Es regnet, der Biergarten ist leer, aber das Personal steht herum und kostet Geld.
• Unterbesetzung: Der Laden ist unerwartet voll, das Team ist heillos überlastet, der Service leidet, Gäste sind unzufrieden und kommen nicht wieder.

Künstliche Intelligenz in der Einsatzplanung

Moderne Gastronomiebetriebe verabschieden sich von statischen Excel-Tabellen und nutzen stattdessen intelligente Software zur Personalplanung.

Der enorme Vorteil von digitalen Tools wie sell & pick oder e2n: Diese Systeme integrieren Live-Daten aus deinem Kassensystem, berücksichtigen aktuelle Wetterprognosen und tagesaktuelle Tischreservierungen. KI-gestützte Systeme erstellen auf dieser Basis automatische Umsatzprognosen und sagen dir genau, wann du wie viel Personal brauchst.

Stoßzeiten werden präzise vorhergesagt, und das Personal ist nur dann vor Ort, wenn es auch wirklich gebraucht wird. Das senkt deine Lohnkosten messbar und sorgt gleichzeitig für entspanntere Mitarbeiter, da Überstunden vermieden werden.

Fazit: Agieren statt Reagieren

Personalkosten sind zwar der größte, aber glücklicherweise auch einer der am besten beeinflussbaren Ausgabenposten in der Gastronomie. Wer seine Personalkostenquote kontinuierlich misst und digitale Tools zur Dienstplanung einsetzt, senkt nicht nur seine Lohnkosten, sondern sorgt durch eine perfekt abgestimmte Besetzung auch für zufriedenere Mitarbeiter und Gäste.

Vergiss dabei nicht: Ein wertschätzender Umgang und gute Arbeitsbedingungen halten dein Team langfristig zusammen – und nichts ist teurer als die ständige Rekrutierung und Einarbeitung neuer Kräfte.