Personalkosten bei 35 % deckeln: So planst du dein Team effizient

Die Gastronomie ist ein extrem personalintensiver Wirtschaftszweig. Ob Restaurant, Café oder Hotelbar: Ohne ein hervorragendes Team läuft nichts. Doch gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, steigenden Löhnen und schwankenden Gästezahlen geraten viele Gastronomen stark unter Druck.

Neben dem Wareneinsatz stellen die Ausgaben für Arbeitskräfte den größten Kostenblock im Gastgewerbe dar. Wer hier nach Bauchgefühl plant, verbrennt Monat für Monat bares Geld. Wir zeigen dir, wo die magische Grenze für Personalkosten liegt, welche Kennzahlen du täglich prüfen musst und wie dir intelligente Software dabei hilft, Über- und Unterbesetzungen für immer zu vermeiden.

1. Was zählt eigentlich alles zu den Personalkosten?

Bevor wir an die Optimierung gehen, müssen wir den Begriff klar definieren. Zu den Personalkosten in der Gastronomie gehören nicht nur die reinen Stundenlöhne. Sie setzen sich aus direkten und indirekten Kosten zusammen:

• Direkte Personalkosten: Bruttolöhne, Gehälter, Überstundenzuschläge, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld und die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
• Indirekte Personalkosten (Nebenkosten): Ausgaben für Berufskleidung, Mitarbeiterverpflegung, Weiterbildungen (z.B. Hygieneschulungen) sowie Kosten für die Rekrutierung neuer Fachkräfte.

2. Die Personalkostenquote: Deine wichtigste Leitplanke

Die Personalkostenquote ist eine der wichtigsten Kennzahlen im Gastronomie-Controlling. Sie zeigt dir auf einen Blick, wie hoch der Anteil deiner Personalkosten am Gesamtumsatz ist.

Wie viel Prozent sind "gesund"?

In der Gastronomie liegt die übliche Spanne für Personalkosten idealerweise zwischen 25 % und 35 % des Umsatzes. Die genaue Zielgröße hängt stark von deinem Konzept ab: In der Systemgastronomie oder bei Fast-Food-Konzepten sind die Quoten oft niedriger, während sie in der gehobenen Gastronomie (Fine-Dining) aufgrund des intensiveren Serviceaufwands höher ausfallen. Ein Wert von 35 % sollte jedoch im Regelfall nicht dauerhaft überschritten werden, um die Liquidität deines Betriebs nicht zu gefährden.

3. Die Faustregel: Wie viel Personal brauche ich?

Eine häufig gestellte Frage von Gründern lautet: Wie viele Mitarbeiter brauche ich eigentlich, um meinen Betrieb profitabel zu führen? Eine grobe Branchen-Faustregel besagt: Pro 100.000 € Jahresumsatz werden ca. 1,5 bis 2 Vollzeitstellen benötigt.

Beispielhafte Kalkulationen für den Alltag:

• Ein kleines Café (5 Tage geöffnet): ca. 2–3 Mitarbeitende.
• Ein mittelgroßes À-la-carte-Restaurant (7 Tage geöffnet): ca. 6–8 Mitarbeitende.

Um zu prüfen, ob dein Team effizient arbeitet, solltest du eine weitere Kennzahl im Auge behalten: die Umsatzproduktivität. Diese berechnet sich, indem du den Nettoumsatz durch die geleisteten Arbeitsstunden teilst. Diese Zahl verrät dir, wie viel Euro Umsatz eine durchschnittliche Arbeitsstunde in deinem Betrieb generiert.

4. Smarte Schichtplanung: Der Hebel zur Kostenreduktion

Der häufigste Grund für explodierende Personalkosten ist eine ineffiziente Schichtplanung (Dienstplan). Ein schlechter Dienstplan führt zu zwei extremen Kostentreibern:

• Überbesetzung: Es ist nichts los, aber das Personal steht herum und kostet Geld.
• Unterbesetzung: Der Laden ist voll, das Personal ist überlastet, der Service leidet, Gäste sind unzufrieden und kommen nicht wieder.

Künstliche Intelligenz in der Einsatzplanung

Moderne Gastronomiebetriebe verabschieden sich von manuellen Excel-Tabellen und nutzen stattdessen intelligente Software zur Personalplanung (z. B. sell & pick, e2n oder Kenjo).

Der enorme Vorteil: Diese digitalen Tools integrieren Livedaten aus deinem Kassensystem, berücksichtigen Wetterprognosen und tagesaktuelle Tischreservierungen. So können KI-gestützte Systeme automatische Umsatzprognosen erstellen und dir genau sagen, wann du wie viel Personal brauchst. Stoßzeiten werden präzise vorhergesagt, und das Personal ist nur dann vor Ort, wenn es auch wirklich gebraucht wird.

Fazit: Agieren statt Reagieren

Personalkosten sind zwar der größte, aber glücklicherweise auch einer der am besten beeinflussbaren Ausgabenposten in der Gastronomie. Wer seine Personalkostenquote kontinuierlich misst und digitale Tools zur Dienstplanung einsetzt, senkt nicht nur seine Lohnkosten, sondern sorgt durch eine perfekt abgestimmte Besetzung auch für zufriedenere Mitarbeiter und Gäste.